Bedrijfsprocesautomatisering voor HR-diensten
Het Legal Partners-team van Partena Professional behandelde einde-contractprocedures manueel: naleving van het ontslagrecht controleren, opzegtermijnen en -vergoedingen berekenen, dossiers registreren in Topdesk en ontslagbrieven opstellen. Het proces kostte 60 minuten of meer per dossier. We bouwden Louise: een chatbot die de klantgegevens capteert en de rest van de workflow automatiseert, van berekening tot briefgeneratie. Louise ging live in februari 2019 en wordt dagelijks gebruikt door een team van zo'n 900 payroll-consultants.
Een manueel proces onder regelgevende druk
Het Legal Partners-team van Partena Professional helpt klanten met einde-contractprocedures: ontslagbrieven, onderlinge akkoorden, contractbeëindigingen. Voor elk dossier moest een HR-consultant de naleving van het ontslagrecht controleren (outplacement, vervroegd pensioen, sectorspecifieke regels), de opzegtermijn en opzegvergoeding berekenen, het dossier registreren in Topdesk en de ontslagbrief manueel opstellen.
De gegevens werden meestal op papier genoteerd tijdens een telefoongesprek en daarna in meerdere systemen ingevoerd. Het volledige proces duurde 60 minuten of meer, afhankelijk van de complexiteit en de ervaring van de consultant. Wettelijke deadlines zetten extra druk: moest een ontslag op maandag ingaan, dan moest de brief woensdag de deur uit.
Louise: van prototype naar productie in drie maanden
We begonnen in het najaar van 2018 aan het prototype van Louise. Na enkele weken ontwikkeling begonnen de payroll-consultants van Partena de chatbot te testen met echte klantdata.
Wat Louise doet
Louise capteert de dossiergegevens van de klant via een conversationele interface en automatiseert daarna de vervolgstappen: de opzegtermijn berekenen, het Topdesk-ticket aanmaken en een ontslagbrief op maat genereren. De brief gaat naar een Legal Consultant voor finale validatie voordat hij naar de klant vertrekt.
Snelle adoptie
Na één maand intensief testen besliste Partena Professional om Louise in productie te nemen. In februari 2019 was Louise live en geïntegreerd in de dagelijkse werking van het Legal Partners-team.
“Door te investeren in een goed afgebakend project dat in het hele bedrijf gebruikt werd, groeide de adoptie van nieuwe technologieën enorm. Dankzij de flexibiliteit en inzet van Arinti konden we de waarde van chatbots in enkele weken bewijzen.”
Wat er veranderde
Ontslagadvies dat vroeger 60+ minuten kostte, vraagt nu 15 à 20 minuten nazicht door een consultant: ongeveer drie keer sneller. Het foutenpercentage daalde aanzienlijk. HR-consultants geven aan dat het afstoten van de repetitieve stappen hen vrijmaakt voor waar ze voor aangenomen zijn: persoonlijk contact met klanten.
Louise wordt dagelijks gebruikt door zo'n 900 payroll-consultants en wordt beschouwd als een collega van de juridische dienst.
In 2020 ontwikkelden we een publieke versie, Alex, beschikbaar op de website van Partena Professional, waarmee klanten zelfstandig ontslagbrieven kunnen genereren.
