Van SharePoint-archief naar kennistool
Flanders Investment & Trade adviseert Vlaamse bedrijven over export en investeringen vanuit 70 kantoren wereldwijd. Hun kennis zat in 15.000 documenten op SharePoint, die sneller aangroeiden dan iemand ze kon organiseren. We bouwden FIT Enterprise Search op Azure AI Search: automatische metadata-extractie, beeldanalyse en semantisch zoeken die het archief omvormden tot een levende kennistool.
Een agentschap gebouwd op kennis
Flanders Investment & Trade is het Vlaamse overheidsagentschap dat internationaal ondernemen ondersteunt. Vanuit het hoofdkantoor in Brussel en 70 kantoren wereldwijd adviseert FIT bedrijven over exportkansen, voert het marktonderzoek uit in uiteenlopende sectoren en volgt het wereldwijde economische trends. Het agentschap behandelt 10.000 klantvragen per jaar. Elk van die vragen steunt op experts die snel bij de juiste kennis moeten kunnen.
Die kennis is omvangrijk. De analisten van FIT maken gedetailleerde rapporten over sectoren van food en agri tot quantum computing. Doorheen de jaren groeide dat uit tot een SharePoint-archief van 15.000 documenten, zonder teken van vertraging.
De limieten van mappen en trefwoorden
De bestaande setup van FIT steunde op mappenstructuren en trefwoordmatching. Beide vereisten dat de gebruiker al ongeveer wist waar te zoeken en hoe iets heette. Voor een nieuwe analist of een expert buiten zijn vertrouwde domein was dat een echte drempel.
Manuele categorisering als overhead
Elk document dat het archief binnenkwam, moest met de hand getagd en geklasseerd worden. 'Data structureren, categoriseren en archiveren is een bijzonder arbeidsintensieve bezigheid,' zei Yves Ruland, Data Project Manager bij FIT. De tijd die naar het onderhoud van de structuur ging, ging niet naar analyse.
Kennissilo's doorheen de organisatie
De kennis van FIT zat verspreid over afdelingen, regio's en jaren. Er was geen betrouwbare manier om verbanden tussen stukken informatie bloot te leggen of om expertise te vinden die begraven zat in een document van een ander team uit een ander jaar.
“Arinti sprong eruit dankzij hun pragmatische aanpak.”
AI-gedreven enterprise search op Azure
Arinti bouwde FIT Enterprise Search op Microsoft Azure AI Search, rechtstreeks geïntegreerd met de bestaande SharePoint-omgeving van FIT. De kern van het systeem is automatische metadata-extractie: wanneer een document het archief binnenkomt, analyseert de AI de inhoud en genereert die tags zonder enige manuele input.
Verder dan tekst: beeld- en entiteitsherkenning
De extractie gaat verder dan tekst. Het systeem herkent locaties en bedrijfsnamen die in documenten vermeld worden en analyseert beeldinhoud om extra metadata te genereren. Zelfs een foto van een handelsmissie zonder bijschrift wordt zo een doorzoekbaar, getagd bestand in het archief.
Hybride zoeken: trefwoorden ontmoeten semantiek
Het zoeken werkt hybride: trefwoordmatching gecombineerd met semantisch begrip. Een zoekopdracht hoeft niet exact de termen uit een document te gebruiken om het te vinden. Het systeem leest de intentie en filtert de resultaten daarna via de automatisch gegenereerde taglaag.
Metadata-gedreven, niet mappen-gedreven
De klassieke mappenboom maakte plaats voor een metadata-gedreven aanpak. Documenten hoeven niet langer in de juiste map te staan. Ze hebben goede tags nodig, en het systeem doet het taggen. 'Alles is nu zo vluchtig; als je te veel gaat structureren, haalt de toekomst je in,' zei Ruland.
Van zoekmachine naar kennistool
Bulckaert noemt FIT Enterprise Search een kennistool, niet zomaar een snellere zoekmachine. Experts die een klantgesprek voorbereiden, halen in enkele seconden relevante marktdata op. 'FIT Search werkt als een virtueel, extra brein,' zei Bulckaert.
De grafische zoekresultaten tonen verbanden tussen gerelateerde documenten en maakten zo ook echte ontdekking mogelijk. Experts vonden relevant materiaal van andere teams of uit eerdere jaren waar ze zelf nooit naar hadden gezocht.
Automatisch taggen verminderde de manuele last van categorisering. Nieuwe documenten konden sneller toegevoegd worden, met minder frictie. 'Door de verbeterde zoekfunctie kunnen we ons onderzoek nu sneller en intelligenter aanvullen,' zei Ruland.
“Samen met Arinti hebben we onze kennis- en businessdatabanken grondig onder de loep genomen. Het bedrijf ontwikkelde een intelligente zoekrobot die automatisch patronen en verbanden blootlegt en informatie afleidt uit de vele duizenden FIT-documenten en -data rond export en buitenlandse investeringen. Zo kunnen onze medewerkers kennis en expertise van binnen en buiten FIT nog sneller ter beschikking stellen van het bedrijfsleven.”
Verder bouwen op de fundering
Bij het afronden van de opdracht stonden gepersonaliseerde marketing en leadgeneratie op de roadmap van FIT als volgende AI-focusgebieden. De zoektool had aangetoond dat machine learning een praktische optie was binnen de infrastructuur van FIT, niet louter een concept.
